Evénementiel : comment gagner les appels d’offres/RFP

Evénementiel : comment gagner les appels d’offres / RFP

Les 7 pilliers pour remporter des appels d’offres en événementiel avec des concepts que vos clients adoreront.

Dans l’événementiel, il existe une saisonnalité. A partir de la rentrée de Septembre jusqu’au début de l’année d’après, « it’s raining » RFPs (request for proposal) & appels d’offres.

C’est la saison des AO pour les agences événementielles, toutes mises en concurrence pour définir un concept qui convainc, créer un pitch gagnant et produire de nouveaux événements qui leurs permettront de développer leur chiffre d’affaires.

La première difficulté est d’identifier les opportunités suffisamment en avance pour avoir le temps d’y répondre convenablement.

Car oui, pour gagner des appels d’offres, il n’y a pas de recette magique… Cependant, voici quelques clefs pour maximiser des chances de remporter des RFP/AO et de générer plus de business pour son agence.

A propos de nous

Groove Brand Experience est une agence de marketing & communication basée sur la Côte d’azur, proche de Nice, Monaco & Cannes.

En 2023, Groove a aidé ses clients événementiel à générer un chiffre d’affaires de près de 4 millions d’euros, avec un taux de succès en appel d’offres de 80%. Ces AO ont été rédigés en Anglais & en Français, dans les domaines du luxe, de la communication, de la créativité & de la technologie, à Cannes, Bangkok & Rio de Janeiro.

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1- Comment être trouvé ou être sollicité pour les AO/RFP

Outre les sites de marchés publics comme BOAMP, Francemarché.com & achatpublic.com c’est le réseau ou votre réputation qui va souvent permettre d’avoir connaissance des AO des annonceurs.

Des apporteurs d’affaires peuvent relayer l’information ou des agences référencées par les clients peuvent avoir été invitées à y participer. Là c’est clairement les expériences passées et le crédit acquis par des événements bien réalisés qui joue.

Savoir dire non est clef, comme souvent dans le business, car il faudra rapidement discerner les appels d’offre qui intéresseront votre business au risque de se dissiper et de ne pas allouer les bonnes ressources aux bonnes opportunités.

Car les RFP nécessitent un certain investissement pour les agences événementielles, qu’elles externalisent le processus ou pas.

Et personne ne veut se retrouver avec un projet ou un client qui ne correspond finalement pas à ce que l’entreprise veut réaliser, un client qui ne paie pas ou met en péril le projet en ne faisant pas assez confiance à son prestataire et en voulant trop de contrôle. Pire encore, vous ne voulez pas faire figuration et dépenser des ressources sur un AO déjà perdu d’avance.

Car vous pourriez vouloir ne participer qu’à certains types de projets events :

  • Séminaires & conférences
  • Team building
  • Assemblées générales d’actionnaires, ordinaires ou extra ordinaires
  • Salons & expositions
  • Congrès
  • Festivals
  • Lancement de produits
  • Communiqués de presse, Relations presse/RP
  • Événements sportifs & culturels (comme les Jeux Olympiques :JO, coupes du monde de football/rugby etc)
  • Événement local ou international ?

2- Bien cerner les véritables besoins & motivations de l’annonceur

Les premières prises de contact avec l’annonceur permettront de dégrossir le projet et cerner les motivations.

Les achats feront souvent partie de l’audience lors des RDV de prise de brief. Ce sont eux qu’il va falloir convaincre, ayant la main sur les budgets et la négociation finale.

Cette étape va permettre de rapidement décider d’un go/no go sur le projet et en cas de go, d’éviter de faire fausse route ou un hors sujet ! c’est là qu’une stratégie entre en jeu avec quelques questions clés :

  • Quel est l’objectif du projet ?
  •  Quel département est l’instigateur du projet ?
  • Qui est le décisionnaire principal?
  •  Quand le projet doit-il avoir lieu?
  •  Quels sont les critères d’évaluation de l’offre & leur poids dans la décision (prix, qualité du concept, historique, portfolio/crédibilité, etc)
  •  Quel est le budget ? soir exact, soit un ordre de grandeur
  • Combien d’autres agences concurrentes sont sollicitées ?

Il y a bien d’autres questions pour qualifier le besoin de l’annonceur mais celles-ci sont une bonne base pour approfondir l’entretien et découvrir des informations essentielles.

3- Le planning stratégique : l’art d’adapter son offre au contexte du client

Le planning stratégique est là pour mieux comprendre le client, ses objectifs, ses cibles, son contexte, sa marque et déterminer le meilleur angle pour répondre à ses challenges.

Ce travail préliminaire est indispensable pour viser juste et trouver la note juste, qui créera une résonnance entre le concept qui sera proposé et le client.

Il sera aussi la base du brief pour les équipes créatives, qui pourrons déchaîner leur créativité !

Il ne faut absolument pas négliger cette étape.

4- La conception rédaction – donner envie et ne pas laisser indifférent

Il est temps de passer à l’étape créative. Armés de l’analyse du client, les copywriters pourront ensuite créer l’histoire qui mettra le concept en valeur et démontrera pourquoi celui-ci est le plus pertinent pour répondre aux besoins du client.

Le ton de voix sera adapté à la culture, la marque du client selon son secteur d’activité, sa cible & son positionnement : luxe, low cost, jeune, traditionnel etc.

Il conviendra ensuite de structurer l’histoire et d’utiliser des mots impactants mais sans verser dans le « bullshit », les mots à la mode, au risque de perdre le client.

Ici, il faut être pertinent et amener le client à voyager, à se projeter dans le projet, dans l’événement et œuvrer pour que la communication de l’événement soir la plus attrayante possible.

Bien sûr, un bon naming est clé, pour faire quelques déclinaisons de KV ou Key visuals, le nom qui donnera le ton de l’événement qui se doit d’être inspirant et excitant. Une vraie opportunité de prendre une longueur d’avance et de se différencier de la concurrence.

5- Choisir la bonne équipe

Que ce soit les prestataires techniques, les DMC (destination management companies), les traiteurs, les graphistes, les concepteurs- rédacteurs, les chef de projets, tous devront pouvoir satisfaire 3 critères principaux :

  • La réactivité : car souvent, la fenêtre pour répondre à un AO est de 15 jours maximum
  • La qualité : faute de quoi, le concept peut sembler bancal ou ne pas convaincre
  • Prix : compétitif, en rapport à la qualité demandée

Une équipe de confiance doit être sollicitée pour répondre sereinement et de façon satisfaisante à un appel d’offres. Car quand vous présentez un projet, un concept à l’annonceur, c’est votre marque que vous positionnez et votre réputation qui est mise en jeu.

image credit: summit racing

6- Rassurer les achats grâce à son portfolio et sa réputation

Nous sommes persuadés qu’il faut arrêter de « vendre » et adopter une posture de «faciliter l’achat ».

Après avoir créé un concept impactant, pertinent pour le client et qualitatif, il sera temps de présenter ses expériences et d’exploiter la réputation positive de votre marque. Car le bouche à oreilles reste le meilleur moyen de contourner une méfiance de l’inconnu et une levée de boucliers.

Dans l’idéal, votre réputation «(positive) vous précédera et vous serez déjà interrogé avec la posture d’un expert qui pourra les aider à trouver une solutions à un challenge.

Votre portfolio et études de cas seront clefs pour bien présenter votre expertise et rassurer les clients.

7- Justifier son Budget lors de la présentation

Félicitations, vous avez été sélectionné en finale si vous avez l’opportunité de défendre votre budget (et vous avez êtes arrivés jusqu’ici dans l’article – merci ! 😊)

Là encore il faut faire en sorte de faciliter l’achat plutôt que de « vendre ». Chauqe ligne comtpe et doit être justifiée pour montrer à l’annonceur que la proposition faite est honnête, qualitative et répond réellement à ce dont il a besoin !

Dans tous les cas, pas de panique, arrivé à ce stade, vous devriez avoir l’opportunité de discuter et de faire des arbitrages avec l’annonceur, pour finalement arriver à une étape de co-construction de l’événement.

Contactez-nous pour discuter de vos besoins.

Article écrit par un humain et sans l’assistance d’une intelligence artificielle.